Aspectos importantes de la Nómina Electrónica

Por cdlaeadmin | 20 febrero 2023 |

En Caicedo de la Espriella Abogados nos preocupamos por la sostenibilidad fiscal de cada empresa que aporta al crecimiento de nuestro país, es por esto que, los empleadores deben tener de presente diversos aspectos respecto a la nómina electrónica, pues de la misma dependerá que se puedan deducir diversos costos de operación, que en últimas, tiene un efecto significativo en las finanzas de cada empresa y la sostenibilidad fiscal de la misma.

El documento de nómina electrónica es el soporte para efectos tributarios de los costos y deducciones asociados a la existencia de una relación laboral, los cuales se deducen del impuesto de renta y complementarios. Por otra parte, se debe aclarar que por disposición del estatuto tributario en su artículo 616-1 tiene igual relevancia que los demás documentos electrónicos, como lo es la factura electrónica, pues en la misma se envía información detallada de la nómina laboral a la dirección de impuestos y aduanas de Colombia (DIAN) y la unidad de gestión pensional y parafiscales (UGPP) para que las mismas puedan ejercer sus funciones de fiscalización a los contribuyentes. Es por la importancia que tiene el cumplimiento de esta obligación formal que se procederá a aclarar ciertos puntos relevantes de la misma.

  1. ¿De qué se compone este documento electrónico?

conforme el art. 2 y 3 de la resolución 13 de 2021 de la DIAN se compone de los valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados

  1. ¿A quiénes aplica esta obligación formal?
  • Personas naturales que sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.
  • Personas jurídicas pertenecientes al régimen ordinario o especial que sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.
  • Consorcios y uniones temporales que tengan personas a su cargo y cuyos miembros sean contribuyentes al impuesto sobre la renta.
  1. ¿A quiénes no aplica?
  • Empleadores que no tengan la obligación de declarar renta
  • Las personas naturales empleadoras pertenecientes al régimen ordinario del impuesto sobre la renta, que al finalizar el año fiscal no estén obligadas a declarar renta.
  • Las personas jurídicas o naturales empleadoras, que pertenezcan al régimen simple del impuesto sobre la renta
  1. ¿Los conceptos de alimentación, hospedaje y dotación de personal a cargo deben incluirse?

Si el obligado desea que dichos conceptos sean deducibles del impuesto sobre la renta, sí.

  1. ¿cuándo debe el obligado emitir dicho documento electrónico?

Dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago.

  1. ¿Qué son notas de ajuste?

Es el documento idóneo a través del cual se efectúan las correcciones respectivas a la nómina que ha sido reportada por el obligado a la DIAN

  1. ¿Hasta cuándo se puede efectuar una nota de ajuste?

Si bien inicialmente el art. 8 de la Resolución 13 de 2021, establece un término de 10 días siguientes al mes en que se realizó el pago al trabajador tanto para el documento soporte de pago de nómina electrónica como para las notas de ajuste, se debe tener en cuenta que la DIAN por medio del concepto 00106 de agosto del 2022 establece que las notas de ajuste se pueden realizar después de los 10 días.

  1. ¿Se debe conservar por el obligado?

Sí, por un término de 5 años desde el 1 de enero del mes siguiente a su fecha de emisión.

  1. ¿Se debe incluir contratos de aprendizaje o practicantes universitarios?

Debido a que no hay relación laboral, los mismos no se incluyen en la nómina electrónica, lo anterior conforme al Concepto unificado Dian 0106 de agosto 2022.

  1. ¿Cuándo se debe hacer el reporte en la nómina electrónica de las prestaciones sociales y vacaciones?

La DIAN por medio del Concepto No. 100202208-8 del 31 de enero de 2022, aclaró que, el auxilio de cesantías deberá reportarse en la nómina electrónica teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta, derivado del principio de devengo contable, esto es, cuando se lleva a cabo la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse al sujeto obligado (siempre y cuando el pago al trabajador no sea primero). Es así como se debe tener de presente que el concepto de pago o abono en cuenta en términos contables, no hace referencia al pago que se hace en la cuenta de nómina del trabajador, sino a la causación o registro en las cuentas contables, motivo por el cual, el reporte en la nómina electrónica del auxilio de cesantías, los intereses a las cesantías y la prima de servicios se debe realizar conforme a la provisión mensual que se realiza para dichas prestaciones sociales.

Por su parte la DIAN por medio del Concepto No. 100202208-521 del 28 de abril de 2022, establece que, los valores a reportar en la nómina electrónica por el concepto de vacaciones, deberán sujetarse a las normas especiales en materia laboral que regulan las prestaciones sociales y a la jurisprudencia del Consejo de Estado, acerca del momento en el cual surge el derecho a tomarlas como deducibles en el impuesto sobre la renta por ser una obligación consolidada. Por tal razón, en dicho concepto la DIAN cita la Sentencia de la Sección Cuarta del Consejo de Estado, C.P. Jorge Octavio Ramírez del 12/11/2015, bajo radicado No. 19708, mediante la cual se precisó: “se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado”. De lo anterior podemos deducir que respecto de las vacaciones, el reporte en la nómina electrónica se debe efectuar de conformidad a la causación mensual que se realiza en las cuentas contables del empleador.

Se debe tener en cuenta que de la correcta elaboración y emisión de la nómina electrónica dependerá a futuro la existencia o no de un proceso de fiscalización de la UGPP o la DIAN.

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