Registro Único de Beneficiarios Finales a propósito del principio de Debida Diligencia

Al respecto del OFICIO 220-101154 17 de mayo de 2023 emitido por la Superintendencia de Sociedades, en cumplimiento de las políticas LA/FT/PADM y el reconocimiento o identificación  del beneficiario final según la debida diligencia contenida en la ley 2195 de 2022, desde Caicedo de la Espriella Abogados, teniendo en cuenta el concepto emitido por esta entidad, te explicamos los aspectos más relevantes. 

Lo primero que se debe tener en cuenta, sobre la base del concepto de beneficiario final (BF), es aquello que se entiende por aquel. Desde el marco internacional, la definición con mayor aceptación corresponde a la dada por el GAFI: el BF es la persona física que finalmente posee o controla a un cliente o persona en cuyo nombre realiza una transacción, así como aquellas personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica, como lo es la propiedad fiduciaria.(GAFI, 2012). Ahora, en lo referido al “control efectivo final” se entiende como aquellas situaciones en las que la titularidad/control, se ejerce mediante una cadena de titularidad en la que no hay un control directo. 

En el caso de las personas jurídicas, el BF es la persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%) o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica. También para aquellas personas naturales que ejerzan el control directo o indirecto por cualquier otro medio descrito con anterioridad. 

Seguido a lo anterior, la ley 2195 de 2022 por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción, en su artículo 12 preceptúa el principio de debida diligencia. A grosso modo, lo que se indica es que, aquella Entidad del Estado, persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica que estén obligadas a implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo, cómo lo son los sistemas SAGRILAFT y SARLAFT, o en su defecto, que se encuentren en la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), deben llevar a cabo medidas de debida diligencia para identificar a dichos Beneficiarios.

Así las cosas, teniendo en cuenta lo anterior, se debe contar con los siguientes criterios: 

1. Identificar la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal.
2. Identificar el/los beneficiario(s) final(es) y la estructura de titularidad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal, y tomar medidas razonables para verificar la información reportada.
3. Solicitar y obtener información que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato estatal. Cuando la entidad estatal sea la contratante debe obtener la información que permita entender el objeto social del contratista.
4. Realizar una debida diligencia de manera continua del negocio jurídico o el contrato estatal, examinando las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones sean consistentes con el conocimiento de la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se realiza el negocio jurídico o el contrato estatal, su actividad comercial, perfil de riesgo y fuente de los fondos.

¿Cuáles son las entidades o empresas obligadas a identificar y proporcionar información al RUB? 

1. Empresas, entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluidas las entidades cuyas acciones estén registradas o coticen en una o varias bolsas de valores. (Sociedades constituidas y con domicilio en Colombia). 
2. Establecimientos permanentes de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
3. Estructuras sin personería jurídica o similares, en los siguientes casos:
   1. las estructuras constituidas o administradas en Colombia
   2. aquellas que se rijan por las normas colombianas
   3. aquellas cuyo fiduciario o cargo similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en Colombia
4. Las personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se realice en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o estructuras similares obligadas a suministrar información en el RUB.
5. Personas jurídicas con estructura de capital mixta entre financiación pública (estado colombiano) y privada (sociedades de economía mixta).

¿Hasta cuándo se puede reportar la información al RUB?